FAQ – Tysos
Digitale Lösung für Wohnunterkünfte
1. Allgemeine Fragen zu Tysos
1.1 Was ist Tysos und für wen ist es gedacht?
Tysos ist eine spezialisierte Verwaltungssoftware für Betreiber von Geflüchtetenunterkünften. Die Software wurde entwickelt, um den komplexen organisatorischen Anforderungen solcher Einrichtungen gerecht zu werden – von der Bewohnerverwaltung über die Belegungsplanung bis hin zur Finanz- und Zahlungsverwaltung.
Die Zielgruppe umfasst kommunale Verwaltungen, Wohlfahrtsverbände sowie private oder kirchliche Träger, die Unterkünfte betreiben. Dabei ist es egal, ob es sich um langfristige Wohnheime oder temporäre Notunterkünfte handelt. Tysos hilft dabei, den administrativen Aufwand erheblich zu reduzieren und eine transparente, effiziente Dokumentation sicherzustellen.
1.2 Welche Hauptprobleme löst Tysos für Betreiber von Unterkünften?
Betreiber von Geflüchtetenunterkünften stehen oft vor denselben Herausforderungen: unübersichtliche Belegungen, aufwendige manuelle Dokumentation, fehlende Schnittstellen zu Behörden und fehleranfällige Abrechnungen. Besonders in Einrichtungen mit hoher Fluktuation kann es schnell unübersichtlich werden.
Tysos bietet hier eine zentrale Lösung, indem alle relevanten Prozesse digital abgebildet werden. Die Belegungsplanung erfolgt automatisiert und vermeidet Überbelegungen oder Leerstände. Die Bewohnerverwaltung ermöglicht eine strukturierte Erfassung aller Daten – inklusive Aufenthaltsstatus, Familienstrukturen und individuellen Anforderungen. Die Finanz- und Zahlungsverwaltung stellt sicher, dass Eigenanteile korrekt berechnet und nachverfolgt werden.
Durch die zentrale Speicherung und automatisierte Berichterstellung entfallen zeitintensive manuelle Prozesse. Das bedeutet: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Fehler und eine bessere Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge.
1.3 Ist Tysos für kleine und große Unterkünfte gleichermaßen geeignet?
Ja, Tysos wurde von Anfang an so konzipiert, dass es sich flexibel an die Größe der Einrichtung anpassen kann. Kleine Unterkünfte profitieren von der übersichtlichen Organisation und der Automatisierung, die Verwaltungsarbeit reduziert. In großen Einrichtungen mit mehreren Hundert Bewohnern spielt Tysos seine Stärken durch die Skalierbarkeit und die leistungsfähige Datenverarbeitung aus.
Dank der cloudbasierten Architektur gibt es keine Begrenzung hinsichtlich der Anzahl der Nutzer oder Datensätze. Das System wächst mit den Anforderungen mit, ohne dass aufwendige Anpassungen notwendig sind.
1.4 Wie unterscheidet sich Tysos von anderen Verwaltungssoftware-Lösungen?
Viele Einrichtungen arbeiten mit allgemeinen Verwaltungsprogrammen oder selbst erstellten Excel-Tabellen, die zwar individuell angepasst werden können, aber oft ineffizient und fehleranfällig sind. Andere setzen auf branchenspezifische Lösungen, die aber meist für Pflegeeinrichtungen oder soziale Träger gedacht sind und die speziellen Anforderungen von Geflüchtetenunterkünften nur unzureichend abdecken.
Tysos geht einen anderen Weg: Es wurde speziell für die Verwaltung von Geflüchtetenunterkünften und Wohnheimen entwickelt und enthält alle relevanten Funktionen direkt integriert – ohne komplizierte Workarounds oder Zusatzmodule. Das bedeutet, dass Betreiber keine aufwendigen Anpassungen oder Sonderlösungen benötigen. Gleichzeitig bleibt das System flexibel genug, um individuelle Abläufe abzubilden.
1.5 Wie sicher sind die Daten in Tysos?
Da Betreiber mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten, ist Datenschutz ein zentrales Thema. Tysos entspricht den aktuellen Datenschutzrichtlinien, inklusive der DSGVO. Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert und die Zugriffsrechte sind rollenbasiert konfigurierbar.
Das bedeutet, dass Mitarbeitende nur auf die Daten zugreifen können, die sie für ihre Aufgaben benötigen – beispielsweise können Verwaltungskräfte die Belegung und Bewohnerinformationen sehen, während die Finanzabteilung Zugriff auf Zahlungsdetails hat. Zudem erfolgen regelmäßige Sicherheitsupdates, um den Schutz der Daten langfristig zu gewährleisten.
2. Technische Fragen zu Tysos
2.1 Welche technischen Voraussetzungen gibt es für Tysos?
Tysos ist vollständig cloudbasiert, was bedeutet, dass keine spezielle Hardware oder lokale Installation erforderlich ist. Die Software läuft in jedem modernen Webbrowser auf Windows, macOS und mobilen Geräten. Das reduziert den technischen Aufwand für die IT-Abteilungen der Träger erheblich, da keine Server oder regelmäßige Wartungsarbeiten vor Ort erforderlich sind. Einzige Voraussetzung ist eine stabile Internetverbindung.
2.2 Lässt sich Tysos in bestehende Systeme integrieren?
Ja, Tysos bietet Schnittstellen für verschiedene Behörden- und Finanzsysteme, sodass sich bestehende Arbeitsprozesse nahtlos weiterführen lassen. Falls eine spezielle Anbindung erforderlich ist, kann dies über die API-Schnittstelle realisiert werden.
Ein typisches Beispiel ist die Übergabe von Bewohnerdaten an kommunale Abrechnungssysteme oder die automatische Verarbeitung von Zahlungen. Das reduziert manuelle Doppelerfassungen und verhindert Übertragungsfehler.
2.3 Wie läuft der Support und die Wartung?
Der Support von Tysos erfolgt über ein mehrstufiges System. Es gibt eine ausführliche Online-Dokumentation, die häufige Fragen und typische Anwendungsfälle abdeckt. Zusätzlich steht ein Ticket-System für Anfragen zur Verfügung. In dringenden Fällen kann auch eine telefonische Support-Hotline genutzt werden.
Da Tysos cloudbasiert ist, werden Updates und Wartungsarbeiten automatisch durchgeführt, ohne dass Nutzer selbst aktiv werden müssen.
2.4 Gibt es eine Möglichkeit, Daten aus bestehenden Systemen zu übernehmen?
Ja, bestehende Daten können über eine Importfunktion in Tysos übernommen werden. Dies ist besonders wichtig für Einrichtungen, die bisher mit Excel-Tabellen oder anderen Verwaltungssoftware-Lösungen gearbeitet haben. Falls eine größere Datenmigration notwendig ist, kann Tysos dabei unterstützen, um sicherzustellen, dass keine Informationen verloren gehen oder falsch übernommen werden.
2.5 Wie wird sichergestellt, dass das System auch bei hoher Belastung stabil läuft?
3. Anwendung und Nutzung im Alltag
3.1 Wie erleichtert Tysos die Belegungsplanung?
3.2 Wie unterstützt Tysos die Finanz- und Zahlungsverwaltung?
3.3 Wie hilft Tysos bei der Dokumentation und Berichterstattung?
3.4 Können auch Mitarbeitende ohne IT-Kenntnisse Tysos bedienen?
3.5 Kann Tysos auch in Notunterkünften oder kurzfristigen Aufnahmestellen genutzt werden?
Ja, da Tysos flexibel anpassbar ist, eignet es sich sowohl für dauerhafte Einrichtungen als auch für Notunterkünfte, in denen schnelle Reaktionen gefragt sind.
