Glossar – Tysos

Allgemeine Begriffsklärung im Umgang mit Tysos

Automatisierte Workflows ersetzen manuelle, fehleranfällige Abläufe durch digitale Prozessketten. In Tysos heißt das: wiederkehrende Aufgaben wie z. B. die Bearbeitung eines Antrags oder die Versendung von Zahlungserinnerungen laufen im Hintergrund regelbasiert ab. Das spart Zeit, sorgt für gleichbleibende Qualität und entlastet Mitarbeitende. Workflows lassen sich an individuelle Prozesse anpassen – ohne auf starre Standardlösungen zurückzugreifen.
Digitale Barrierefreiheit bedeutet, dass Webanwendungen und Verwaltungsportale für alle Menschen zugänglich sind – unabhängig von körperlichen oder kognitiven Einschränkungen. Tysos erfüllt die Anforderungen der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) und unterstützt z. B. Screenreader, Tastaturnavigation und klare Kontraste. Das ist nicht nur rechtlich relevant, sondern Ausdruck eines inklusiven digitalen Angebots.
Belegungsmanagement meint die effiziente Planung, Buchung und Freigabe von Räumen, Plätzen oder Ressourcen – etwa in gemeinschaftlich genutzten Wohnformen oder Einrichtungen. Mit Tysos erfolgt die Planung digital, übersichtlich und rollenbasiert: Verantwortliche behalten die Auslastung im Blick, Bewohner können Verfügbarkeiten einsehen und selbst Anfragen stellen. So wird Koordination zur Routine statt zur Herausforderung.
Bewohnermanagement umfasst alle digitalen Prozesse rund um Bewohnerinnen und Bewohner: Aufnahme, Betreuung, Kommunikation, Dokumentation und Verwaltung. Tysos bildet diese Abläufe vollständig digital ab – mit zentralem Datenzugriff, automatisierten Erinnerungen und klaren Verantwortlichkeiten. Ziel ist ein ganzheitlicher Überblick über den Lebenszyklus eines Bewohners, ohne Zettelwirtschaft oder doppelte Erfassung.
Tysos läuft vollständig cloudbasiert – das bedeutet: keine lokale Installation, keine aufwendige IT-Infrastruktur. Updates erfolgen automatisch, Zugriffe sind ortsunabhängig und die Datenspeicherung erfolgt DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren. Für Einrichtungen mit begrenzten IT-Ressourcen ist das ein entscheidender Vorteil: Sie können sofort starten – ohne technisches Vorwissen oder hohe Investitionen.
Datenvalidierung stellt sicher, dass eingegebene Informationen korrekt, vollständig und plausibel sind – bevor sie weiterverarbeitet werden. In Tysos bedeutet das: Fehlerhafte Postleitzahlen, doppelte Einträge oder fehlende Pflichtangaben werden direkt beim Erfassen erkannt. Das reduziert Rückfragen, vermeidet Medienbrüche und verbessert die Datenqualität nachhaltig – gerade in verwaltungsnahen Prozessen, bei denen Verlässlichkeit zählt.
Digitale Antragsprozesse ersetzen papierbasierte Formulare durch strukturierte Online-Anwendungen. Bewohner, Angehörige oder Mitarbeitende können Anträge direkt im Tysos-Portal stellen – z. B. für Einzug, Leistungsanpassungen oder Raumreservierungen. Mit automatisierten Bestätigungen, Statusanzeigen und digitalen Unterschriften wird aus einem Verwaltungsakt ein transparenter und effizienter Vorgang.
Digitale Teilhabe meint den einfachen Zugang zu relevanten Informationen, Mitbestimmungsmöglichkeiten und digitalen Angeboten – auch für Menschen mit wenig Technikaffinität. Tysos setzt auf eine intuitive Oberfläche, barrierefreie Gestaltung und mobile Nutzung. Ob Feedback geben, an Umfragen teilnehmen oder Termine einsehen: Bewohnerinnen und Bewohner können sich aktiv einbringen – ohne Medienbruch.
Die digitale Bewohnerakte bündelt alle relevanten Informationen an einem Ort: Stammdaten, Verträge, Kommunikation, Dokumente und Verlaufsinformationen. In Tysos ist sie mehr als ein Ablageort – sie ist Grundlage für vernetztes Arbeiten, Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Dokumentation. Zugriffsrechte sind individuell steuerbar, Änderungen werden automatisch protokolliert.
Digitale Transformation bedeutet mehr als „analog in digital“ zu übersetzen. Sie stellt bestehende Abläufe infrage, definiert Rollen neu und schafft Raum für Effizienz und Transparenz. In der Wohnungswirtschaft heißt das konkret: Prozesse rund um Bewohner, Räume, Kommunikation und Zahlungen werden in Tysos systematisch digitalisiert – passgenau für den kommunalen und genossenschaftlichen Kontext, nicht für den Massenmarkt.
Digitale Verwaltungssoftware unterstützt Organisationen dabei, interne und externe Abläufe systematisch zu steuern. Tysos wurde speziell für Einrichtungen mit Bewohnermanagement entwickelt – mit Fokus auf einfache Bedienung, modulare Erweiterbarkeit und rechtssichere Prozesse. Das Ziel ist kein „Tool für alles“, sondern eine Lösung, die genau das abbildet, was in der Praxis gebraucht wird – ohne unnötigen Ballast.
Dokumentenmanagement beschreibt die strukturierte Ablage, Suche und Versionierung von digitalen Dokumenten. In Tysos sind relevante Unterlagen direkt dort verfügbar, wo sie benötigt werden – etwa in der Bewohnerakte oder im Antrag. Alle Dateien sind revisionssicher gespeichert, nachvollziehbar protokolliert und können per Rechtevergabe freigegeben oder gesperrt werden.
Die Kommunikationszentrale in Tysos bündelt alle relevanten Informationen – eingehende Nachrichten, Systembenachrichtigungen und nutzerbezogene Hinweise. So behalten Mitarbeitende den Überblick über offene Aufgaben, Nachfragen oder Termine. Das reduziert Abstimmungsaufwand und verhindert, dass wichtige Informationen in Mails oder Notizzetteln verloren gehen.
Mandantenfähigkeit bedeutet, dass mehrere rechtlich oder organisatorisch getrennte Einheiten dieselbe Software nutzen können – mit sauber voneinander getrennten Datenräumen. In Tysos können z. B. Träger mit mehreren Einrichtungen, Wohnprojekte oder Kooperationspartner in einer Plattform arbeiten – ohne gegenseitige Einsicht, aber mit zentralem Überblick auf Leitungsebene.
Nicht jede:r darf alles sehen oder bearbeiten – und das ist auch gut so. Die Nutzer- und Rechteverwaltung in Tysos ermöglicht eine differenzierte Zuweisung von Funktionen und Datenzugriffen. Ob Bewohnerakte, Zahlungseinblick oder Dokumentenupload: Jede Rolle erhält nur das, was sie wirklich braucht – datenschutzkonform, nachvollziehbar und schnell änderbar.
Prozessdigitalisierung meint die strukturierte Abbildung von Arbeitsabläufen in digitalen Systemen. Dabei geht es nicht nur um die Ersetzung von Papierformularen, sondern um eine durchdachte Neugestaltung von Abläufen – mit klaren Zuständigkeiten, automatischen Schritten und digitaler Nachvollziehbarkeit. Tysos liefert hierfür die Infrastruktur und lässt Raum für individuelle Anpassungen.
Die digitale Raum- und Belegungsplanung in Tysos zeigt auf einen Blick, welche Räume wann frei oder belegt sind. Verantwortliche können Räume direkt buchen oder Anfragen verwalten. Bewohner sehen die Verfügbarkeit und stellen bei Bedarf Reservierungen – z. B. für Gemeinschaftsräume, Veranstaltungsflächen oder Besprechungsräume. Das spart Abstimmung und verhindert Doppelbuchungen.
In vielen Fällen genügt eine E-Mail nicht – z. B. bei Vertragsänderungen, Fristen oder sensiblen Informationen. Tysos unterstützt rechtssichere Kommunikation durch Protokollierung, Lesebestätigung und Zugriffskontrolle. Damit lassen sich Nachweise führen und Kommunikationsketten lückenlos dokumentieren – ein wichtiger Faktor bei Prüfungen, Beschwerden oder Haftungsfragen.
Tysos lässt sich an bestehende Systeme anbinden – z. B. Buchhaltung, Zeiterfassung oder externe Fachverfahren. Das Schnittstellenmanagement sorgt für reibungslosen Datenaustausch ohne manuelle Doppelerfassung. Bestehende Daten können übernommen werden, regelmäßige Importe und Exporte automatisiert erfolgen. Das sichert Konsistenz und spart wertvolle Zeit.
Das Self-Service-Portal ist die digitale Anlaufstelle für Bewohnerinnen und Bewohner. Hier können sie Stammdaten ändern, Anträge stellen, Dokumente hochladen oder Rückfragen stellen – jederzeit und ortsunabhängig. Für die Verwaltung bedeutet das: weniger Papier, weniger Telefonate, mehr Zeit für eigentliche Aufgaben. Und für Bewohner: ein echtes Stück Autonomie.
Transparenz ist kein Schlagwort, sondern eine Funktion. Tysos macht Abläufe sichtbar: Wer hat was wann beantragt, bearbeitet, bestätigt? Welche Schritte stehen noch aus? Das schafft Klarheit für alle Beteiligten – intern wie extern – und reduziert Nachfragen, Missverständnisse und Reibungsverluste im Alltag.
Ob ein Raum frei ist, eine Dienstleistung verfügbar oder ein Platz in einer Einrichtung kurzfristig nutzbar ist – die Verfügbarkeitsprüfung in Tysos gibt schnelle, verlässliche Antworten. Das System prüft hinterlegte Regeln (z. B. Nutzungszeiten, Zielgruppen) und zeigt in Echtzeit den Status. Damit entfällt die manuelle Abstimmung und es entsteht Planungssicherheit.
Zugriffskontrolle regelt, wer wann welche Daten oder Funktionen in Tysos nutzen darf. Sie ist eng verknüpft mit der Nutzerverwaltung und berücksichtigt interne Rollen, gesetzliche Vorgaben und Datenschutzstandards. So lassen sich sensible Daten absichern und Systeme zugleich offen für berechtigte Nutzende halten – ohne unnötige Hürden.

Wenn Sie Fragen zu einzelnen Begriffen haben oder wissen möchten, wie diese in Ihrer Einrichtung konkret angewendet werden können, melden Sie sich jederzeit – über unser Kontaktformular sind wir direkt erreichbar.

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